Оптимизация бизнес-процессов

«Люди, приветствующие перемены, добиваются успеха.
Люди, выступающие против них, находят отговорки».
Дж. Харингтон, экс-президент американского совета по качеству

«Я могу гарантировать: вы потерпите полный крах,
если считаете, что вам не придется ничего менять».
Фред Смит,  основатель и генеральный директор FederalExpress

Компания [A]5 предлагает услугу по Оптимизации бизнес-процессов.

К консалтингу часто обращаются владельцы бизнеса, находящиеся в поиске источников «ускорения» для своего бизнеса, которые ищут оптимальные методы для решения некоторых управленческих задач. Вот примеры запросов из нашей практики:

- В компании увеличилась текучесть кадров, сложно закрыть вакансии, новобранцы уходят до конца испытательного срока.

- Планы, которые ставятся перед предприятием не выполняются,

- Сотрудники не выполняют запланированные показатели,

- Необходимы оптимальные пути сокращения издержек без ущерба для качества продукции и услуг.

- Филиалы компании, работают совершенно по-разному, отсутствует единство в подходах к одним и тем же задачам.

- Бизнес растет и появляются новые подразделения, и растет количество конфликтов и неразбериха,

- Новый конкурент «уводит» постоянных клиентов и лучших сотрудников.

- Большое количество негативных отзывов о работе и качестве товара/услуг.

- Собственник бизнеса хочет освободить свое время и голову от оперативных задач и передать их в руки менеджмента компании, но это из раза в раз не получается.

- Одни сотрудники перегружены, а вот работа других вызывает сомнения и периодически происходит перетасовка обязанностей,

- Показатели продаж снижаются, обучение и мотивационные акции не помогают.

- Внутри компании теряются документы, задачи выполняются с нарушением сроков, исполнители перекладывают ответственность друг на друга.

- документы проходят утверждение и согласование долго и неудобно,

- Или, штат раздут и нужно оптимизировать количество сотрудников.

Причины их возникновения – предмет внимательного исследования. Решения могут разные. Подчас решение кроется во внесении изменений в бизнес-процессы.

Результатами оптимизации бизнес-процессов являются:

Повышение управляемости и прозрачности бизнеса.

Повышение точности прогнозирования и планирования.

Повышение качества производимой продукции или услуг.

Более регулярное достижение запланированных показателей.

Оптимальное распределение и закрепление зон ответственности.

Оптимальное распределение ресурсов и расходов компании.

Устранение узких мест и зон риска во внутренней среде компании.

Улучшение взаимодействия процессов, структурных подразделений, сотрудников.

Устранение нарастающего хаоса и неразберихи, когда бизнес начинает разрастаться и масштабироваться.

Сокращение времени исполнения определенных процессов (например, по доставке или обслуживанию).

Когда проводится оптимизация

Оптимизация проводится когда система уже выстроена и работает. Именно в данном случае бизнес начинает нуждаться в постоянном улучшении, для того, чтобы развиваться, расти, подстраиваться под внутренние и внешние изменения и всегда оставаться на плаву.

Когда бизнес начинает расти, расширяться, появляются новые виды деятельности, подразделения или отделы, расширяется штат сотрудников.

Бизнес-процессы – это повторяющаяся определенная последовательность взаимосвязанных действий с целью получения определенного результата.

Оптимизация бизнес-процессов (оптимизация бизнеса) – это работа над уже существующей системой бизнеса и ее бизнес-процессами с целью ее дополнения и совершенствования для повышения управляемости бизнеса, повышения качества продукции или услуг, для оптимального распределения ресурсов и расходов, с целью наладить взаимосвязи между процессами, повысить результативность работы.

Реинжиниринг бизнес-процессов – это более радикальные изменения по сравнению с оптимизацией. При реинжиниринге происходит полное изменение внутреннего устройства компании, многие процессы создаются заново, другие почти полностью переделываются.

По определению В.А.Баринова, д.э.н., профессора кафедры государственного управления и менеджмента Российской экономической академии им. Г.В.Плехагова «реинжиниринг БП – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности компании, таких как стоимость, качество, сервис и темп».

Оптимизация может осуществляться по отношению к некоторым бизнес-процессам, а может охватывать их полностью, что само по себе напоминает реинжиниринг.

Обе процедуры необходимы прежде всего для полной согласованности между целями, миссией компании, ее руководства с внутренним устройством и организацией бизнеса, а также с внешними обстоятельствами.

На сколько глобальны должны быть изменения и преобразования зависит от стратегических целей компании, уровня и стадии ее развития.

Этапы оптимизации бизнес-процессов

1. Постановка целей и задач
2. Описание существующих бизнес-процессов
3. Анализ полученной информации, сопоставление с целями и задачами
4. Разработка процессов «как должно быть» и плана дальнейших действий и изменений.
5. Тестирование разработанных бизнес-процессов и их внедрение в постоянную работу

1. Постановка целей и задач – прежде чем начать что-то делать, в том числе оптимизацию бизнеса, необходимо четко сформулировать для чего и зачем это делается, каковы должны быть промежуточные и конечные результаты этой работы. Они могут быть уже сформулированы и оглашены сотрудникам руководителями бизнеса. А могут формулировать, прорабатываться, вместе с разработкой всех необходимых критериев и показателей, на стратегической сессии совместно с командой руководителя.

2. Описание существующих бизнес-процессов.

Зачем описывать процессы «как есть сейчас»? Иначе нет объекта для изменения, реинжиниринга, анализа, нет объекта для поиска узких мест, даже внутреннего потенциала компании.

Для выявления и описания бизнес-процесса собирается информация о том, как реализуется работа, от сотрудников и их руководителей всех уровней. Для этих целей используется интервью, наблюдение, «тайный покупатель», изучение существующей документации. Бизнес-процессы записываются и визуализируются в схемы. В этих графических схемах видны роли участников, последовательность действий, время, используемая документация и информация, ее передвижение по компании, задействованные ресурсы и т.д.

3. Анализ полученной информации и сопоставление с целями и задачами, поставленными на первом этапе. Вся собранная информация сопоставляется с целями компании, ее запланированной стратегией. При анализе бизнес-процессов хорошо становится видно особенности потока информации в компании, зоны риска, выявляются расхождения в видении, понимании и реализации работы всех участников бизнес-процессов, от ТОП менеджмента до исполнителей.

Все описанные бизнес-процессы, аналитика по ним формируются в отчет. Который завершается, разработанными на основании всех этих данных, выводами и рекомендациями.

Задача этого этапа предоставить полную и необходимую информацию для принятия управленческих решений, понять размер и глубину необходимых преобразований и изменений для достижения поставленных целей. Что в свою очередь позволяет наиболее полно и точно составить план дальнейших действий, определить необходимые ресурсы.

4. Разработка процессов «как должно быть» и плана дальнейших действий и изменений.

Составление плана может реализовываться самостоятельно Заказчиком и его сотрудниками. А можно продолжить сотрудничество с консультантами. Которые могут обеспечить модерацию специальных сессий. На этих сессиях управленческий коллектив компании работает над планом, сразу обсуждает возникающие предложения, возможные трудности, договаривается. В этой работе необходимо не просто расписать необходимый ход действий, но и прописать сроки, назначить ответственных, определить промежуточные и конечные критерии эффективности деятельности.

Организация работы в таком формате способствует ускорению работы над планом, очень своевременному сплочению коллектива вокруг общих задач, заряжает энергией на предстоящую работу весь коллектив.

Некоторые компании перед началом реализации такого плана и после того, как работа завершена, проводят командообразующие мероприятия, что является одним из самых благоприятных моментов для этого.

И другая важная часть этого этапа – разработка процессов «как должно быть». Это довольно кропотливая и трудоемкая работа. К ней особенно актуально подключать специалистов, которые помогут разработать обновления бизнес-процессов, оформить обновленные процессы - задокументировать и обеспечить обучение персонала.

5. Тестирование разработанных бизнес-процессов и их внедрение в постоянную работу.

Обновленные процессы необходимо попробовать и при необходимости внести дополнительные корректировки.

Оптимизация бизнес-процессов предполагает также совместную работу с IT-специалистами. Поскольку бизес-процессы должны измениться не только на уровне действий сотрудника, но и на электронном уровне. Это как две параллельные линии. Любая операция (согласование документа, выставление счета и т.д.) отражается в том программном обеспечении, которое выбирает для себя компания. Будь то 1С, "Битрикс" или любая иная. В зависимости от ситуации, требуется либо полная автоматизация бизнес-процессов, либо внесение изменений в имеющиеся программы.