Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Статьи

Что не дает стать командой?

05.06.2019
Все счастливые команды счастливы одинаково, каждая несчастливая – несчастлива по-своему. Так, перефразировав классика, мы можем начать статью, посвященную проблемам построения крепкой команды.
читать

4 составляющих Системы сбалансированных показателей

08.05.2019
В этой статье мы продолжим разговор о Системе сбалансированных показателей и подробнее расскажем о четырех составляющих, на которых базируется система.
читать

Принципы ценообразования

15.04.2019
Существует несколько вариантов ценообразования, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Чтобы сделать верный выбор, необходимо понимать, как формируется цена и что правильнее применить именно в Вашем случае.
читать
к списку

Интервью по вопросам автоматизации бизнеса

Интервью по вопросам автоматизации бизнеса

В рамках проектов по описанию и оптимизации бизнес-процессов мы имеем возможность видеть, как происходит внедрение средств автоматизации в работу предприятий малого и среднего бизнеса нашего региона. Такая возможность представляется нам довольно часто: либо заказчик уже находится в процессе автоматизации, либо недавно эта работа была завершена, либо к нам обращается с вопросом о повышении эффективности и управляемости в одной части компании (функции, направлении деятельности, подразделении) и параллельно ведёт внедрение инструментов автоматизации в другой части. Независимо от того, на каком этапе данный процесс, во всех случаях проходит он не просто и с большим количеством нюансов.

О том, какие это нюансы и об их причинах мы решили поговорить с тем, кто непосредственно занимается автоматизацией. С нашим постоянным партнером, директором Группы компаний «Экспертные Системы» Колесниковым Сергеем Александровичем. «Экспертные Системы» является одной из ведущих компаний-партнеров фирмы «1С» в Таганроге и оказывает полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению программных продуктов фирмы «1С» с 2006 года.

- Сергей Александрович, что вы понимаете под бизнес-процессами?

- Для нас это определенный порядок действий или сложившийся алгоритм работы, визуализированный в виде блок-схемы с описаниями, который полностью отражает реальную работу сотрудников. Это могут быть блок-схемы работы отдела, участка, нескольких отделов или структурного подразделения, даже компании в целом. По ним нам легко можно понять кто, что и как именно делает, кому, какие документы или информация передаются, какие действия появляются, если условия меняются и так далее. Это первое, что необходимо для автоматизации.

- Для чего необходимо описывать бизнес-процессы при автоматизации?

- Это необходимо для того, чтобы автоматизация была успешной, имела логическое завершение. Наличие описанных бизнес-процессов значительно упрощает процесс автоматизации нам, как ответственным за внедрение, так и заказчику.

Каждый бизнес – уникален. Внутренние процессы, движение информации, документов, отчетность может сильно отличаться даже в компаниях, занимающихся абсолютно одинаковыми видами деятельности. Люди со стороны заказчика знают и понимают, как они выполняют свою работу, внедренцам программных продуктов это необходимо узнать, чтобы выполнить свою работу, чтобы был виден объект автоматизации.

Это то же самое, как механику надо знать устройство автомобиля для его ремонта. Особенно, если предположить, что каждый автомобиль одной марки эксклюзивен, как и бизнес одного вида деятельности. Для этого описание бизнес-процессов наиболее простой и быстрый способ. Плюс, это помогает понять, насколько то, что линейные руководители и сам заказчик рассказывают соотносится с действительностью. Поскольку часто бывает так: мы прокладываем тропинки, считая, что так правильно. Но исполнитель может делать по-своему, срезая дорожку, потому, что ему так удобно и привычно. Потом может прийти новый исполнитель или руководитель и вносить свои изменения. Вот и получается, что руководство рассказывает одно, а на местах оказывается другое.

Человеку невозможно построить хороший дом, если не знать, чего он хочет. Поэтому, визуализированный в схемы бизнес-процесс, т.е. работу как она есть сейчас, компания внедренец вместе с заказчиком сопоставляют с тем, что он хочет и как это видит. Это своего рода проект будущего «дома». В таком случае автоматизация будет основана на процессах, описанных и оптимизированных так, как это должно быть по мнению заказчика, либо точно автоматизировано именно так, как работа ведется сейчас.


Это позволяет гарантированно получить автоматизацию того, что заказчик хочет без промежуточных вариантов. Увидеть, обсудить, при необходимости внести изменения, утвердить готовую модель работы, которая ему нужна. Под которую и подбирается наиболее подходящее программное обеспечение, а не на оборот или по мнению отдельно взятого сотрудника. Чтобы не надо было придумывать велосипед, ведь на платформе «1С» разработано более 1000 готовых решений, о большинстве которых заказчики и не подозревают. Среди них можно найти подходящее практически под любую комбинацию и последовательность бизнес-процессов. Главное, при выборе программного обеспечения ее точно видеть. Таким образом, описание бизнес-процессов экономит заказчику деньги и время.


Особенно хорошо, когда под описанные процессы собираются живые примеры. Тогда еще проще попасть с выбором программного обеспечения и понять, какое именно включает в себя все описанные функции, необходимые бизнес-процессы или, по крайней мере, большую их часть. В таком случае можно обойтись небольшими настройками и не тратить время и деньги на доработки и постоянные переделки программы.

В результате неправильной подборки программного обеспечения оно используется не совсем так, как это было задумано разработчиками. Простой пример: представьте, что вы пробили колесо в автомобиле, но не знаете о существовании ни  служб помощи на дорогах, ни о «баллонном ключе» и пытаетесь открутить колесо плоскогубцами. Большой вопрос, получится ли у Вас это и когда? Так и неправильно подобранное программное обеспечение (далее ПО). Его пытаются подогнать под нужды Заказчика, как-то доработать, переписать и т.д. Эти переделки программы оказываются для заказчика лишними затратами и потерей времени. Плюс ПО все время обновляются. Значит, при обновлении с этими переделками нужно будет что-то делать. А если готовое программное решение перекроено, то это снова будет требовать денег и времени.

ПО – это большой объем функционала. Поэтому, наша задача, как внедренцев, заключается еще и в том, чтобы показать пользователю, где именно в программе то, что ему нужно. Если внедрить неправильное ПО или внедрить его неправильно, то заказчик будет видеть неверные цифры и принимать неправильные управленческие решения. Одну шестеренку вытащить, и машина работать не будет.

- Опишите основные этапы автоматизации.

- Кратко основные этапы следующие:

  1. Предварительное обследование
  2. Полное обследование и описание бизнес-процессов, плюс примеры работы
  3. Подбор ПО и создание модели или макета. При которой моделируется ситуация бизнеса в выбранном программном обеспечении со всеми отчетами и конечными цифрами, с учетом текущих возможностей ПО
  4. Доработка ПО при необходимости
  5. Тестирование модели
  6. Обучение персонала работе в программе. Внесение корректировок
  7. Внедрение.

- Что вы делаете, если заказчик отказывается вам предоставить возможность описать бизнес-процессы «как есть» и вы соглашаетесь приступить к работе без описаний бизнеса?

- ПО подбирается приблизительно, исходя из услышанного, не видя и не зная, как именно работают люди в компании, каковы их взаимосвязи, взаимодействия и конечная отчетность. Далее идет установка ПО и попытка связать возможности ПО и реальности. В этот момент начинает перекраиваться программа, либо работа предприятия, либо и то и другое. Работа по внедрению ведется частями и растягивается на довольно длительный срок. Внедряется сначала первая часть, затем вторая, потом переделывается первая, т.к. выяснились данные, не учтенные из-за отсутствия описанных бизнес-процессов. Затем внедряется третья часть, а первая и вторая снова могут переделываться и т.д.

А таких частей может быть 30 и более. Таким образом, стоимость, сроки, объем работ увеличиваются. Отодвигается запуск в эксплуатацию. И даже после этого могут находиться части, которые необходимо переделывать.

- Насколько сложен процесс автоматизации малого бизнеса?

- Чем меньше бизнес, тем проще его автоматизировать. Конечно все зависит от того, какие именно процессы попадают под автоматизацию. Если речь идет только о процессах бухгалтерии, то это действительно не сложно. Если внедрять готовые решения и заказчик соглашается организовать работу подразделения или бизнеса (мы говорим о малом бизнесе) под возможности программы – тоже не сложно. С отделом продаж или логистики работы будет больше, хотя все довольно индивидуально.

- Зачем необходимо автоматизировать бизнес?

- Чтобы избежать ошибок управления и принимать решения на основании правильных цифр, статистики. Хорошо, когда автоматизируются хотя бы участки бизнеса. Например, подсчет входящих звонков, скорость обработки заявок от клиентов, взаимодействие с клиентами, загрузка персонала и оборудования, автоматизация и оптимизация складов и мест хранения, закупок, инвентаризация, учет расходов, расчет себестоимости, финансовая отчетность и т.д. Просит ли Заказчик автоматизировать бизнес в целом или его часть, это позволит видеть ту реальную динамику по предприятию, которая ему необходима.

- Какова сейчас ситуация с автоматизацией в малом бизнесе?

- Малый бизнес автоматизирован слабо. Причина кроется в уровне компетенций некоторых управленцев, непонимании зачем, какие могут быть выгоды, в наличии негативного опыта. В малом бизнесе не часто можно встретить тех, кто мыслит стратегически. Чаще в этом секторе живут месяцами, а не годами, ориентированы на получение прибыли здесь и сейчас, а не на понимание, где она теряется и что можно сделать в будущем. Для многих это устоявшийся порядок: надо покупать товар, сырье, «вырывать» быстрые заказы... Многие не верят компьютеру, т.к. не привыкли работать с данными. Другие начинали до века компьютеров, у них все по ощущениям и бумагам...

К сожалению, потребность пока не очень высокая, хотя это залог выживаемости. Автоматизация только набирает обороты. Этому способствует и смена поколений, и экономические условия.

к списку
Поделиться с друзьями