Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

Новый проект

06.03.2019
По разработке программы модернизации системы управления ресурсами предприятия 
читать

Международный Форум BIT-2019

21.01.2019
Международный Форум BIT-2019 «Бизнес и ИТ. Вокруг ЦОД. Вокруг Облака. Вокруг IoT. Вокруг IP» в Ростове-на-Дону.
читать
к списку

Вход - выход

Вход - выход

Прежде чем ответить на вопрос, как описывать бизнес-процессы, важно сказать о том, когда возникает потребность их описывать и зачем.

Например, если в компании уже есть описанные процессы и они функционируют, то со временем возникает потребность перепроверить на сколько практическое исполнение этих процессов соответствует прописанному варианту. И на сколько они сейчас актуальны вообще, соответствуют ли изменяющейся стратегии, например.

Или же в компании они не описывались. И руководство принимает решение системно заниматься проблемами снижения издержек, сокращать периоды разработки нового продукта и выведения его на рынок, повысить производительность труда, ускорить процесс реализации спускаемых решений, сократить время согласования документов, снизить количество ошибок в работе сотрудников и т.п.

Решать перечисленные управленческие задачи эффективно через аналитику и выравнивание бизнес-процессов, дальнейший их контроль и оптимизацию.

Описывать и анализировать бизнес-процессы могут менеджеры СМК, если в компании действует данная система управления. В нашей практике мы часто наблюдаем ситуации, когда внутренние сотрудники, отвечающие за СМК, подобной аналитики не делают. Что говорит либо о соответствующей работе Системы менеджмента качества. Или как сейчас переводят – Системы качественного менеджмента. Либо о необходимости независимого взгляда со стороны.

Для описания бизнес-процессов не обязательно иметь СМК. Управлять бизнес-процессами можно и без нее. В таком случае, для их описания можно выделить внутреннего сотрудника. Предварительно потратив время на его обучение технологии описания и визуализации бизнес-процессов. Или нанять бизнес-аналитика в штат.

Другой вариант – использовать услуги внешних провайдеров, консалтинговых компаний, специализирующихся на работе с бизнес-процессами.

Итак, допустим, что цели данной работы четко обозначены и найден ресурс, с помощью которого она будет реализована. Исходя из целей становится понятен объем работы. Нужно ли описывать все процессы работы компании или только ее отдельных подразделений. Сколько в этой работе задействовано людей. И сколько времени может занять сбор информации. И наметить план действий.

После чего люди, т.е. исполнители этих процессов информируются об этой работе. Для того, чтобы объяснить, зачем это будет делаться и как, и каково значение их участия в этом деле. Момент вовлечения сотрудников принципиально важен. Их понимание и вовлеченность – это залог успеха всего мероприятия. И вообще стоит отметить, что успех всего этого мероприятия зиждется на трех составляющих: личная заинтересованность руководства, вовлеченность персонала и профессионализм бизнес-аналитика.

И вот наступает этап сбора информации. Именно по принципу «как есть». Без критики и удивления, без предварительной аналитики. Холодная констатация факта.

Сбор информации представляет собой погружение аналитика в работу людей. Подробное их интервьюирование и наблюдение за тем, как они выполняют те или иные операции. Важно тщательно и скрупулезно фиксировать, что делает сотрудник, как, в какой последовательности, почему именно так, сколько это занимает времени, с кем, кому что передает, у кого что узнает и т.д. Все что рассказывают интервьюеру и все, что он наблюдает в процессе своего общения с сотрудником, тщательно фиксируется.

Тут очень важно суметь выделить процессы, определить их вид, классифицировать его;

определить цель каждого процесса;

входы, т.е. с чего он начинается, что его запускает, и выходы, т.е. его результат и результативность, на чем он завершается;

источники входов – предыдущие процессы, и, так называемого, получателя выходов;

затрачиваемые ресурсы, в том числе временные, а иногда даже денежные (эффективность);

собственника или ответственного за процесс, исполнителя/исполнителей;

всю цепочку выполняемых операций;

способ и точки контроля процесса;

как, с помощью чего идет обмен информацией, движение документов;

существующие правила, регламенты.

Существует несколько подходов к выделению бизнес-процессов:

 - по функциям, тогда процесс выделяется с точки зрения функциональных сфер и зон ответственности,

- по результату, исходя из того, на что направлен процесс, что является его результатом, в данном случае он может охватывать несколько функциональных сфер,

- на основе анализа цепочки создания ценности, когда выделяются основные процессы, которые описывают цикл производства продукта, и те, которые обеспечивают жизнедеятельность основных процессов.

Подходы разные и применять их нужно в зависимости от ситуации, запроса, особенностей заказчика.   

После того, как информация собрана, бизнес-процессы выделены, они визуализируются в схемы. Для этого необходимы специализированные программы: Visio, Busness Studio или Excel. И знание общепринятых стандартов описания процессов или, так называемых, нотаций.

Почему так важно процессы оформлять именно в виде схем?

- Это очень наглядно, все сразу видно и сделать выводы легко даже неискушенному человеку. В схеме легче увидеть операционные ошибки, «узкие места», риски процессов, что их тормозит. Увидеть особенности взаимосвязей между процессами, а значит и структурными подразделениями.

- Схемы проще, чем текст рассматривать и обсуждать всей командой сразу или с сотрудниками отдельных структурных подразделений. И, что особенно немаловажно, на их основе моделировать изменения, т.е. совместно формировать процесс «как должно быть», чтобы было удобно, понятно и принято всеми.

- В таких схемах, при обсуждении не упускаются даже мелкие детали, легко увидеть моменты, которые в повседневной круговерти совершенно незаметны. Например, это очень актуально компаниям, части которых разделены территориально.

Это некий такой общий «язык», если можно так выразиться, с помощью которого удобно регулировать работу. 

- Так проще объяснять бизнес-процессы новым сотрудникам.

- Проще обеспечить качественный контроль их выполнения. В некоторых компаниях, которые используют процессный подход в управлении, схемы сложных или важных процессов/подпроцессов висят перед глазами на рабочих местах сотрудников, что дополнительно обеспечивает их четкое соблюдение.

- Без этих смех сильно усложняется процесс автоматизации процессов. Поскольку это карта для программистов и всех специалистов, которые занимаются программными обеспечениями для компании. Да и изъяснятся с ними становится проще, когда необходимо объяснить, что же вы хотите поменять в процессах, которые отражены в вашей 1С, например.   

И на этом же этапе, соответственно, происходит не просто визуализация бизнес-процессов, а их глубокий анализ. Анализ и выводы, в том числе по взаимодействию и процессов, и структурных подразделений, поиску «узких мест», поиска точек их оптимизации.

После чего следует обсуждение результатов исследования процессов, выводов.

Анализ бизнес-процессов –  дает возможность принимать обоснованные решения, формировать понятный вектор внутренних преобразований. Это всегда большой стимул для развития компании, оптимизации ее работы и в конечном итоге, повышения ее конкурентоспособности.

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями