Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

Международный Форум BIT-2019

21.01.2019
Международный Форум BIT-2019 «Бизнес и ИТ. Вокруг ЦОД. Вокруг Облака. Вокруг IoT. Вокруг IP» в Ростове-на-Дону.
читать

С Новым 2019 годом!

28.12.2018
Наши теплые пожелания друзьям, партнерам и коллегам!
читать
к списку

Вход - выход

Вход - выход

Прежде чем ответить на вопрос, как описывать бизнес-процессы, важно сказать о том, когда возникает потребность их описывать и зачем.

Например, если в компании уже есть описанные процессы и они функционируют, то со временем возникает потребность перепроверить на сколько практическое исполнение этих процессов соответствует прописанному варианту. И на сколько они сейчас актуальны вообще, соответствуют ли изменяющейся стратегии, например.

Или же в компании они не описывались. И руководство принимает решение системно заниматься проблемами снижения издержек, сокращать периоды разработки нового продукта и выведения его на рынок, повысить производительность труда, ускорить процесс реализации спускаемых решений, сократить время согласования документов, снизить количество ошибок в работе сотрудников и т.п.

Решать перечисленные управленческие задачи эффективно через аналитику и выравнивание бизнес-процессов, дальнейший их контроль и оптимизацию.

Описывать и анализировать бизнес-процессы могут менеджеры СМК, если в компании действует данная система управления. В нашей практике мы часто наблюдаем ситуации, когда внутренние сотрудники, отвечающие за СМК, подобной аналитики не делают. Что говорит либо о соответствующей работе Системы менеджмента качества. Или как сейчас переводят – Системы качественного менеджмента. Либо о необходимости независимого взгляда со стороны.

Для описания бизнес-процессов не обязательно иметь СМК. Управлять бизнес-процессами можно и без нее. В таком случае, для их описания можно выделить внутреннего сотрудника. Предварительно потратив время на его обучение технологии описания и визуализации бизнес-процессов. Или нанять бизнес-аналитика в штат.

Другой вариант – использовать услуги внешних провайдеров, консалтинговых компаний, специализирующихся на работе с бизнес-процессами.

Итак, допустим, что цели данной работы четко обозначены и найден ресурс, с помощью которого она будет реализована. Исходя из целей становится понятен объем работы. Нужно ли описывать все процессы работы компании или только ее отдельных подразделений. Сколько в этой работе задействовано людей. И сколько времени может занять сбор информации. И наметить план действий.

После чего люди, т.е. исполнители этих процессов информируются об этой работе. Для того, чтобы объяснить, зачем это будет делаться и как, и каково значение их участия в этом деле. Момент вовлечения сотрудников принципиально важен. Их понимание и вовлеченность – это залог успеха всего мероприятия. И вообще стоит отметить, что успех всего этого мероприятия зиждется на трех составляющих: личная заинтересованность руководства, вовлеченность персонала и профессионализм бизнес-аналитика.

И вот наступает этап сбора информации. Именно по принципу «как есть». Без критики и удивления, без предварительной аналитики. Холодная констатация факта.

Сбор информации представляет собой погружение аналитика в работу людей. Подробное их интервьюирование и наблюдение за тем, как они выполняют те или иные операции. Важно тщательно и скрупулезно фиксировать, что делает сотрудник, как, в какой последовательности, почему именно так, сколько это занимает времени, с кем, кому что передает, у кого что узнает и т.д. Все что рассказывают интервьюеру и все, что он наблюдает в процессе своего общения с сотрудником, тщательно фиксируется.

Тут очень важно суметь выделить процессы, определить их вид, классифицировать его;

определить цель каждого процесса;

входы, т.е. с чего он начинается, что его запускает, и выходы, т.е. его результат и результативность, на чем он завершается;

источники входов – предыдущие процессы, и, так называемого, получателя выходов;

затрачиваемые ресурсы, в том числе временные, а иногда даже денежные (эффективность);

собственника или ответственного за процесс, исполнителя/исполнителей;

всю цепочку выполняемых операций;

способ и точки контроля процесса;

как, с помощью чего идет обмен информацией, движение документов;

существующие правила, регламенты.

Существует несколько подходов к выделению бизнес-процессов:

 - по функциям, тогда процесс выделяется с точки зрения функциональных сфер и зон ответственности,

- по результату, исходя из того, на что направлен процесс, что является его результатом, в данном случае он может охватывать несколько функциональных сфер,

- на основе анализа цепочки создания ценности, когда выделяются основные процессы, которые описывают цикл производства продукта, и те, которые обеспечивают жизнедеятельность основных процессов.

Подходы разные и применять их нужно в зависимости от ситуации, запроса, особенностей заказчика.   

После того, как информация собрана, бизнес-процессы выделены, они визуализируются в схемы. Для этого необходимы специализированные программы: Visio, Busness Studio или Excel. И знание общепринятых стандартов описания процессов или, так называемых, нотаций.

Почему так важно процессы оформлять именно в виде схем?

- Это очень наглядно, все сразу видно и сделать выводы легко даже неискушенному человеку. В схеме легче увидеть операционные ошибки, «узкие места», риски процессов, что их тормозит. Увидеть особенности взаимосвязей между процессами, а значит и структурными подразделениями.

- Схемы проще, чем текст рассматривать и обсуждать всей командой сразу или с сотрудниками отдельных структурных подразделений. И, что особенно немаловажно, на их основе моделировать изменения, т.е. совместно формировать процесс «как должно быть», чтобы было удобно, понятно и принято всеми.

- В таких схемах, при обсуждении не упускаются даже мелкие детали, легко увидеть моменты, которые в повседневной круговерти совершенно незаметны. Например, это очень актуально компаниям, части которых разделены территориально.

Это некий такой общий «язык», если можно так выразиться, с помощью которого удобно регулировать работу. 

- Так проще объяснять бизнес-процессы новым сотрудникам.

- Проще обеспечить качественный контроль их выполнения. В некоторых компаниях, которые используют процессный подход в управлении, схемы сложных или важных процессов/подпроцессов висят перед глазами на рабочих местах сотрудников, что дополнительно обеспечивает их четкое соблюдение.

- Без этих смех сильно усложняется процесс автоматизации процессов. Поскольку это карта для программистов и всех специалистов, которые занимаются программными обеспечениями для компании. Да и изъяснятся с ними становится проще, когда необходимо объяснить, что же вы хотите поменять в процессах, которые отражены в вашей 1С, например.   

И на этом же этапе, соответственно, происходит не просто визуализация бизнес-процессов, а их глубокий анализ. Анализ и выводы, в том числе по взаимодействию и процессов, и структурных подразделений, поиску «узких мест», поиска точек их оптимизации.

После чего следует обсуждение результатов исследования процессов, выводов.

Анализ бизнес-процессов –  дает возможность принимать обоснованные решения, формировать понятный вектор внутренних преобразований. Это всегда большой стимул для развития компании, оптимизации ее работы и в конечном итоге, повышения ее конкурентоспособности.

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями