Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

О проекте по реорганизации работы отдела продаж

23.06.2019
Ход проекта, этапы и содержание работы
читать

Бизнес-симуляция состоялась

15.06.2019
В рамках проекта по повышению эффективности работы Отдела продаж Фабрики перчаток, о котором мы обязательно расскажем вам позже, состоялась бизнес-симуляция по разработанным совместно с сотрудниками компании бизнес-процессам.
читать

Майские тренинги по управлению.

31.05.2019
В мае продолжилась серия тренингов для Компании «Культтовары» и началась в Сети магазинов детской одежды «Капуста».
читать
к списку

Организационная диагностика

Организационная диагностика

Любая компания может столкнуться

с текучкой кадров,

раздутым штатом,

решать вопросы несогласованности действий подразделений или конфликтов между ними,

перегруженности некоторых отделов или отдельных сотрудников,

ситуации разногласий среди менеджеров, в их понимании ситуации и принимаемых решениях,

отсутствия роста или снижения прибыли,

низкой производительностью труда,

недостаточной управляемостью компанией,

чрезмерных расходов,

снижения удовлетворенности клиентов и персонала,

снижения себестоимости,

удешевления производства и так далее и так далее.

Именно такие мы слышим проблемы от наших клиентов, когда они обращаются к нам. Но прежде чем озвучить перечисленные вопросы, разговор начинается с проблемы перегруженности и отсутствия хотя бы минимального личного времени. Постепенно руководители оказываются полностью погруженными в решение этих и оперативных задач и увидеть лес за деревьями уже не представляется возможным. 

Ситуация решается по-разному: штат, с помощью силы воли и способности руководителя быстро принимать решения, сокращается, люди увольняются, или наоборот расширяется, организуются командообразующие мероприятия, меняется система мотивации, перераспределяются обязанности, начинается реорганизация отделов.

Эти меры нужны. В исполнении многих руководителей они проводятся довольно успешно. Но есть руководители, которые действуют иначе.

Прежде чем, приступать к решительным действиям, они заказывают нам организационную диагностику. И делают это прежде всего, чтобы учесть все подводные камни, которые могут быть не видны, чтобы не пропустить ни одного преимущества, усилить сильные стороны, не растерять значимых людей.

Ведь, прежде чем отремонтировать автомобиль, нужно, чтобы мастер осуществил предварительную диагностику и все проверил. Прежде чем назначить лечение, врачу необходимо провести обследование. В случае любой организации, тоже самое. Любая компания - это тот же организм, а чрезмерная загруженность руководства, текучка кадров, снижение прибыли, высокие затраты или что-то иное - это симптомы некоего "заболевания". Прежде чем начинать в ней какие-либо изменения, нужно сделать диагностику и определить какого именно.

Когда руководством компании выявляется какая-либо проблема, появляется и гипотеза по поводу ее причин и последствий. Организационная диагностика может быть нацелена на то, чтобы подтвердить или опровергнуть эту гипотезу, увидеть причины, о которых даже не предполагалось, выстроить их взаимосвязь и найти наиболее оптимальный и целенаправленный путь ее решения.

В одной из производственных компаний, в коммерческом отделе, вопрос с приростом новых клиентов решался с определенными трудностями. Менеджеры жаловались на то, что у них просто нет на это времени, поскольку обслуживание уже существующих клиентов процесс довольно трудоемкий и затратный по времени. Перед нами была поставлена задача внимательно изучить процессы обслуживания и остальных процессов подразделения, чтобы можно было не только определиться с необходимостью перераспределения обязанностей, зон ответственностей, но и понять наиболее оптимальное количество сотрудников с учетом существующей нагрузки и количества задач.  

В результате нами, например, были выделены и описаны несколько разных процессов обслуживания. Их отличия зависели от типа клиента, его географического местоположения и от государства, в котором он находился. Было подсчитано, сколько менеджеры осуществляют таких бизнес-процессов в день, в неделю и сколько они занимают рабочего времени.

Безусловно, никто из внутренних сотрудников компании не мог проделать столь кропотливую работу, которая в общей сложности заняла месяц. Именно поэтому, она была делегирована нам - компании, которая специализируется на этом.

Организационная диагностика - это скорее обобщающее понятие, объединяющее совокупность методов, позволяющих исследовать организацию или ее часть, с целью выявления как узких зон, так и сильных сторон.

Методы организационной диагностики могут быть разными: прежде всего это, конечно проведение наблюдений и интервью с сотрудниками и руководителями, изучение документации компании. Что позволяет выявить и подробно описать существующее положение вещей и видение каждого. Это и построение цепочек ценностей, бизнес-процессов, выявление особенностей распределения обязанностей, потоков информации

При проведении организационной диагностики задача консультанта, бизнес-аналитика сопоставить цели, которые видит руководство, с имеющимися нежелательными явлениями в компании. Совместно выявить все причинно-следственные связи между ними, они обязательно все взаимосвязаны между собой, найти среди них корневые. Все нежелательные явления и проблемы могут быть классифицированы и разделены на группы, чтобы с ними легче было работать и планировать изменения.

Проведение такого мероприятия довольно трудоемкий и дорогостоящий процесс. Поэтому, многие руководители предпочитают действовать как получается, продолжая самостоятельно искать решения. Другие, понимая, что это все же не расходы, а инвестиции в развитие бизнеса, заказывают диагностику. 

Плюс это экономит время топ-менеджера. Он может заниматься в этот момент вип-клиентами, совершать деловые поездки и т.д. А бизнес-консультант соберёт и сопоставит все детали работы компании, найдет причинно-следственные связи, закономерности, все представит в удобном и наглядном отчёте. Руководителю остаётся с ним ознакомиться, принять все необходимые решения. А дальше разработать план, обеспечивать и контролировать его выполнение.

Проводить организационную диагностику можно на любом предприятии, вне зависимости от его размера или принадлежности к виду деятельности. Исследовать целиком или только часть общей системы. Нашими клиентами становятся компании, в составе которых всего 9 сотрудников, есть и такие у которых нескольких сотен. Вне зависимости от этого, в любой из них есть схожие управленческие и необходимые процессы, перечень проблематик тоже примерно похож. Различия кроятся в основных и обеспечивающих процессах и комбинациях причин возникновения нежелательных явлений. Вот над совместным поиском наиболее оптимальных управленческих и организационных решений мы и работаем.

Например, одна компания, в составе которой всего около 20 человек, имеет несколько магазинов, занимается строительством небольших деревянных строений, плюс является дистрибьютором по продаже отопительных котлов и печей. По тому сколько у нее видов деятельности уже понятно, что процессов внутри не мало. И по мере ее развития конечно у руководителя назрела проблема не только отсутствия свободного времени, но и потребность в том, чтобы упорядочить работу сотрудников, отладить внутренний информационный поток и в конечном итоге, оптимизировать организационную структуру.

Как часто бывает в таких случаях, собственники и они же директора таких компаний, обладают прекрасными бизнесовыми компетенциями. А управленческие компетенции могут нуждаться в дополнительном развитии. Вот как раз для отладки системы управления организационная диагностика и оказывается очень кстати.

Наша работа в данном случае началась с внимательного изучения функционала каждого сотрудника, наблюдения рабочего процесса, были собраны и описаны информационные потоки. В результате разработаны не только рекомендации по оптимизации структуры компании, но выявлены зоны риска в системе управления, которые были очень важны для дальнейшей жизнедеятельности компании.

Таким образом, организационная диагностика позволяет строить наиболее выверенный план необходимых для жизнедеятельности компании изменений, переосмысливать собственный управленческий опыт, достижения и ошибки, отражает реальное состояние компании и даже способствует снижению сопротивления изменениям в компании.

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями