Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

Новый проект

06.03.2019
По разработке программы модернизации системы управления ресурсами предприятия 
читать

Международный Форум BIT-2019

21.01.2019
Международный Форум BIT-2019 «Бизнес и ИТ. Вокруг ЦОД. Вокруг Облака. Вокруг IoT. Вокруг IP» в Ростове-на-Дону.
читать
к списку

Описывать или не описывать бизнес-процессы? Вот в чем вопрос

Описывать или не описывать бизнес-процессы? Вот в чем вопрос

Зачем описывать и анализировать бизнес-процессы?

Мы уже писали, что анализ и оптимизация бизнес-процессов может решать самые разные задачи:

- повышение прозрачности и управляемости бизнеса,

- оптимальное распределение ответственности,

- снижение издержек,

- повышение качества продукции и услуг,

- повышение удовлетворенности клиентов,

- оптимизация взаимодействия между структурными подразделениями и филиалами,

- повышение производительности,

- оптимизация численности персонала,

- снижение количества ошибок в процессе реализации задач.

Кто описывает бизнес-процессы в компании?

Описать бизнес-процессы можно как самостоятельно, так и привлекая сторонние организации со своим штатом обученных и квалифицированных аналитиков.

Например, крупные компании имеют соответствующие специализированные отделы, ответственные за аналитику, контроль, поддержание, оптимизацию и внедрение бизнес-процессов.

А малый и средний бизнес, которому даже в большей степени необходимо инвестировать в собственное развитие, выполняет эту работу либо самостоятельно, либо нанимая в штат бизнес-аналитика, либо с помощью консалтинговых компаний.

Позволим себе высказать мнение, что вариант с самостоятельным описанием и анализом бизнес-процессов, пожалуй, самый рискованный, хотя и реальный. Для этой работы необходимо выбрать ответственных людей внутри компании, которые обладают достаточной системностью мышления. Обучить их технологии описания и визуализации бизнес-процессов. Это не сложно и достаточно пройти всего несколько курсов.

Обязательно нужно выбрать одного ответственного за весь этот процесс, который будет его контролировать, обеспечивать своевременность выполнения, консолидировать информацию. Собирать рабочие группы для аналитики собранных данных и выработки решений по оптимизации описанных бизнес-процессов. Многие компании так и делают.

И необходимо понимать на сколько сами сотрудники-исполнители заинтересованы, замотивированы на данную работу. Это дополнительная нагрузка. От своих непосредственных обязанностей они безусловно не освобождаются. Не понятно сколько раз придется исправлять ошибки, переделывать, да и на сколько качественно они могут собрать и визуализировать информацию, не имея для этого достаточного опыта.

С наймом бизнес-аналитика или привлечением консалтинговой компании проще. В данном случае, хотя бы есть какие-то гарантии в профессионализме и экспертности относительно выполняемой работы, которые можно проверить на входе.

В целом, вся работа может занять от нескольких месяцев до полугода или даже года. Это зависит от размера бизнеса, количества бизнес-процессов в нем, от временных возможностей внутренних исполнителей.

Стоит отметить, что любые вложения во внутреннюю оптимизацию - это именно инвестиции, какой бы способ вы не выбрали. Поскольку нужно учитывать то, сколько компания теряет денег, работая по старым, возможно не актуальным и малоэффективным схемам. Да и внутренним сотрудникам нужно доплачивать за дополнительную работу или платить заработную плату со всеми налогами, если для данных целей нанимается специалист в штат. Услуги консалтинговых компаний вполне сопоставимы по стоимости с данными расходами, а иногда даже дешевле и это быстрее, поскольку они имеют возможность заниматься заказчиком в течение всего рабочего времени. Да и опытный взгляд со стороны бывает полезен, непредвзят и точен.

Зачем руководителю описание бизнес-процессов?

Существует мнение, что любой руководитель хорошо знает, кто, что и как делает в его компании. Зачем необходимо именно выявление, описание и визуализация процессов? Вопрос хороший и требует дополнительного внимания. И сказать можно следующее:

- Всегда ли руководитель может глубоко вникнуть в бизнес-процесс, увидеть его целиком, во взаимосвязи с другими процессами по причине своей занятости? А также в связи с тем, что он часто сам погружен в оперативную работу и является частью некоторых процессов, соответственно лишается возможности видеть картину целиком и тем более, успевать ее анализировать.

К тому же речь идет не столько о том, кто и что делает, сколько о совокупности, согласованности, последовательности и полноты действий каждого и всей системы целиком.

- Описание бизнес-процессов обязательно должно соблюдать принцип системности, что позволяет принимать решение не благодаря собственным ощущениям, наблюдениям или точке зрения, а реальным фактам, статистическим данным. Видя картину в целом, легче выявить наиболее проблемные зоны и расставить приоритеты. Принятые решения бьют максимально точно в ограничивающие развитие проблемы. Таким образом проще отследить их результативность и даже эффективней распределить бюджет.

- При описании бизнес-процессов объект для анализа оказывается в буквальном смысле нагляден, что значительно повышает опять же точность принимаемых решений, с одной стороны. С другой стороны, обеспечивает принятие и понимание этих решений со стороны исполнителей, отсутствует сопротивление и т.п.

Примеры описания и аналитики бизнес-процессов из практики.

Первый пример. Описывались процессы небольшого производства. Цель – оптимизация рабочих процессов и оптимизация численного состава персонала. В итоге было выявлено следующее:

- Стали очевидны участки работы, в которых необходима автоматизации обмена и фиксации производственных данных. Это позволило бы обмениваться данными гораздо оперативней, что в свою очередь влияет на скорость производственных процессов. И позволило бы накапливать статистику, например, по количеству и виду производственных ошибок или брака, для того, чтобы можно было отслеживать соответствующие закономерности и своевременно их устранять.

- Следующий факт, который был выявлен: большую часть рабочего времени мастера производственных участков заняты не вопросами управления, а обязанностями кладовщика. Поскольку, согласно сложившейся организационной структуре, каждый участок имел свой склад. Т.е. он занимался больше работой совсем другой квалификации, не соответствующей его должности. Это дало возможность руководству принимать решение по поводу распределения ответственности и обязанностей. Можно нанять кладовщиков, оклад которых меньше, чем оклад мастера, и иметь меньшее количество мастеров на производстве.

- И еще один факт, который так же имел большое значение – были выявлены нарушенные коммуникации между отделом продаж и производством. В связи с выявленными фактами руководством компании были приняты решения в соответствии с ее стратегией развития.

Второй пример. Описывались существующие бизнес-процессы в торговой компании дилере. В которой в свое время внедрялся процессный подход управления, поэтому все необходимые процессы были описаны и внедрены в работу. Цель описания – на сколько существующие процессы соответствуют ранее внедренным стандартам и на сколько они соответствуют новым стратегическим целям компании. В итоге было выявлено, что за годы работы бизнес-процессы оказались свернутыми и соблюдались не полностью. Соответственно стало понятно, что именно работает не так, каких процессов не хватает согласно стратегии компании и какие процессы нуждаются в актуализации.

Третий пример. В торгово-производственной компании описывались процессы коммерческой службы, а именно – процессы обработки заявок и согласования договоров. Цель – оптимизация и повышение результативности работы данной службы. В итоге анализа описанных процессов, руководством компании были разработаны решения о перераспределении обязанностей и зон ответственности как внутри самой коммерческой службы, так и между смежными подразделениями с учетом стратегических целей компании.

Стоит добавить, что для успеха всего мероприятия необходимы высокая заинтересованность в этом процессе топ-менеджера, его целеустремленность, умение доводить начатое дело до конца. Необходима системность и полнота описания работы компании, чтобы рассматривать бизнес-процесс не сам по себе, а как часть «организма» в целом, с учетом его взаимосвязей. И тогда пути для достижения бизнес-идей и бизнес-целей станут на много короче и очевидней.

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями