Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

О проекте по реорганизации работы отдела продаж

23.06.2019
Ход проекта, этапы и содержание работы
читать

Бизнес-симуляция состоялась

15.06.2019
В рамках проекта по повышению эффективности работы Отдела продаж Фабрики перчаток, о котором мы обязательно расскажем вам позже, состоялась бизнес-симуляция по разработанным совместно с сотрудниками компании бизнес-процессам.
читать

Майские тренинги по управлению.

31.05.2019
В мае продолжилась серия тренингов для Компании «Культтовары» и началась в Сети магазинов детской одежды «Капуста».
читать
к списку

Схемы бизнес-процессов. Какую выбрать?

Схемы бизнес-процессов. Какую выбрать?

Если в компании появилась потребность в оптимизации бизнес-процессов, то работу следует организовать в 3 этапа:

  1. Анализ и описание «как есть».
  2. Описание «как должно быть».
  3. Внедрение изменений.

1 ЭТАП.

Когда руководитель приступает к работе по оптимизации внутренних бизнес-процессов, то, если они еще не были описаны ранее, всё начинается с их визуализации или описания. Сначала обязательно нужно посмотреть на них по принципу «как есть». Только в этом случае можно увидеть объект анализа и оптимизации наглядно и точно понять, что нужно менять.

Бизнес-процессы могут быть описаны несколькими способами. Как же выбрать подходящий?

  • Самый распространенный у нас и в то же время наименее подходящий способ – описание в виде текстов. Это могут быть различные регламентирующие документы, положения, стандарты, инструкции, в которых уже прописаны операции, действия. Но работать с ними довольно неудобно.

Во-первых, часто они оказываются не особенно действующими, и в реальности сотрудники выполняют работу по-другому, т.е. эти документы не соответствуют тому «как есть». А ведь оптимизировать нужно именно это. Они могут быть также не полными, довольно обобщёнными или просто перечисляющими обязанности. Да и не вся работа бывает задокументирована. Во-вторых, работая с текстом, невозможно увидеть и проанализировать, как работает система целиком.

  • Следующий способ – описание в виде таблиц. В данном случае информация получается уже более структурированной. С таблицами удобно работать небольшим компаниям, поскольку это не требует навыка работы в специализированных программах для бизнес-процессов.

Важно, чтобы таблица была наиболее полной и содержала в себе разделы со входом и выходом бизнес-процесса, с описанием операции, с указанием ее владельца, необходимых ресурсов и т.д.

  • Третий способ – описание в виде схем, или графический. Он наиболее оптимален для работы с существующими бизнес-процессами. Схемы очень наглядны, мгновенно воспринимаются, быстро и просто читаются. Видны границы процессов, основные элементы. Взаимосвязи и бизнес-процессы можно увидеть целиком и системно, проанализировать и моделировать, их легко редактировать и менять. Также довольно просто понять, какой именно «кусок» работы нуждается в оптимизации, какой нужно убрать или добавить.

Таким образом, управленческие решения становятся еще более эффективными, например, в вопросах снижения затрат или распределения зон ответственности, сокращения времени на оказание услуги или доставки и так далее.

Плюс схемы – это уже готовый регламентирующий документ. Их удобно использовать для автоматизации бизнес-процессов. Это готовая карта для программистов и специалистов по любому программному обеспечению. Минус может быть в том, что для рисования графических схем нужны специальные умения, время, понимание того, как их правильно изображать, тут важно показать сложное просто, чтобы не было нагромождения квадратов или стрелок - а это требует навыка.

Схемы или стандарты описания могут быть разными и служить разным целям. Специалисты их называют нотациями. Мы рассмотрим две из них.

  1. Нотация IDEF0.

Это очень распространенная нотация, простая и наглядная.

В этой нотации обязательно есть основной блок. Пример на рисунке 1.

Рисунок 1.

Стрелки, которые идут сверху вниз, обозначают то, с помощью чего управляется процесс. Стрелки, которые идут снизу вверх – то, что используется для выполнения данной работы и кто ее выполняет. А слева и справа от центрального квадрата – входы и выходы соответственно.

И есть более подробный блок, в котором в прямоугольниках представляется последовательность действий процесса – рисунок 2.

Рисунок 2.

Прямоугольники обязательно подписываются именно глаголами. Например, позвонить, оформить, заключить, согласовать и т.д. А с помощью стрелок обозначается входы и выходы, необходимые ресурсы, исполнители, документы или инструменты. Таким образом стрелки подписываются с помощью имен существительных – план, заявка, отчет, график, менеджер по продажам и т.д.

Входящие стрелки вводные, а исходящие – это результат совершенного действия. В такой схеме четко видно, что должно получиться в результате каждого шага. И это очень важно, чтобы каждый элемент имел входящие и исходящие стрелки со всей необходимой информацией.

Данную нотацию особенно хорошо использовать для описания процессов верхнего уровня, она наглядно показывает взаимодействие между процессами и частями всей бизнес-системы в целом.

  1. Нотация eEPC.

Переводится эта аббревиатура как расширенное описание событийной цепочки процессов. И по одному переводу становится все понятно. Очень подходит для написания процессов нижнего уровня и подпроцессов.

В этой нотации есть два основных элемента: событие и функция. Событие обозначается красной фигурой и отражает какой-либо факт, например, договор оформлен. Функция обозначается зеленой фигурой и отражает какое-либо действие, например, подписать договор. После события всегда следует функция. Это основное правило в нотации eEPC.

Для полноты общей картины в нотации используются элементы, обозначающие исполнителя процесса или действия, используемую при этом информацию, документ и программу. Т.е. все необходимое для реализации процесса. Важно помнить о том, что все эти элементы могут быть связаны только с функцией, но не с событием.

На рисунке 3 представлены основные элементы нотации.

Рисунок 3.

Эта нотация еще хороша тем, что позволяет писать бизнес-процесс с условиями: например, договор может быть, как согласован, так и нет. В зависимости от этого, действия собственника процесса будут разными. Или после какого-то события возможно два или более параллельных действия. Схема в данной нотации наглядно это покажет.

Для обозначения условий есть три варианта.

Рисунок 4.

Их называют логическими операторами, поскольку они показывают логику переходов между функциями.

Логический оператор «И» показывает, когда два события происходят одновременно.

Логический оператор «ИЛИ» - когда могут произойти несколько событий, как минимум одно. Оператор «Исключающее ИЛИ» показывает варианты событий, когда может произойти либо только одно, либо другое.

Пример нотации EPC можно увидеть на рисунке 5.

 Рисунок 5

.

Перед началом описания БП важно определиться с целями этой работы. Описываете ли Вы бизнес-процесс, чтобы свести к минимуму брак, или для того, чтобы сократить время предоставления услуги, или посчитать затраты на конкретный процесс и найти, за счет чего можно сократить расходы. От этого будет зависеть, с какой точки зрения описывать работу, как ее анализировать.

Затем, для описания процесса по принципу «как есть», необходимо изучить само содержание деятельности. Для этого проводится либо интервью, либо интервью совмещенное с наблюдением. На вопросы должны ответить и руководители компании, и непосредственно сами исполнители процессов. После чего можно еще тщательнее детализировать описание и сопоставить видение процессов каждого. Поскольку бывает так, что видение руководства и исполнителей процессов расходятся. Это тоже очень важный показатель для анализа ситуации в компании. Очень важно тому, кто описывает процессы, согласовывать свое собственное видение с мнением других участников, чтобы описание точно совпадало с тем, как есть на самом деле.

2 ЭТАП.

После описания БП «как есть» начинается самый творческий этап – создание нотации по принципу «как должно быть». Она создается в рамках поставленных задач, с учетом аналитики описанных процессов, а также тех изменений, которые предлагает внести руководство.

Для создания процессов по принципу «как должно быть» имеет смысл привлекать и самих собственников процессов. В любом случае для этого проводятся Моделирующие сессии под руководством ответственного за оптимизацию бизнес-процессов. Это может быть также и приглашенный специалист, который хорошо умеет модерировать работу группы, чтобы все ее усилия были конструктивны и целенаправленны и не превратилась в бесконечные споры и дискуссии.

К тому же, привлечение к изменению бизнес-процессов самих исполнителей или ответственных за их реализацию, обеспечивает быстрое принятие вносимых изменений, сокращает период обучения работе по новым алгоритмам. И даже повышает слаженность работы коллектива в целом.

3 ЭТАП.

Далее следует не менее скрупулезная и ответственная работа - внедрение всех обновлений в процессах, регулярный контроль их исполнения, и, при необходимости, их последующая корректировка. Процесс совершенствования и подстройки под бизнес-реалии может быть непрерывным. Это требует особых управленческих навыков, связанных с умением работать в ситуации изменений. Об этом можно почитать в другой нашей статье.

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями