Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

Интервью по вопросам автоматизации бизнеса

05.07.2019
На вопросы отвечает директор одной из ведущих компаний-партнеров фирмы «1С» в Таганроге, которая оказывает полный комплекс услуг по внедрению и сопровождению программных продуктов фирмы «1С» 
читать

О проекте по реорганизации работы отдела продаж

23.06.2019
Ход проекта, этапы и содержание работы
читать

Бизнес-симуляция состоялась

15.06.2019
В рамках проекта по повышению эффективности работы Отдела продаж Фабрики перчаток, о котором мы обязательно расскажем вам позже, состоялась бизнес-симуляция по разработанным совместно с сотрудниками компании бизнес-процессам.
читать
к списку

4 шага к повышению эффективности работы компании.

4 шага к повышению эффективности работы компании.

Один из наших заказчиков обратился с таким перечнем задач:

Оптимизация организационной структуры Компании,

Четкое определение и закрепление функционала сотрудников,

Составление должностных инструкций,

Постановка системы адаптации и обучения,

Отладка внутренних коммуникаций и обмена информацией,

Постановка структуры и системы управления персоналом в новом для Компании подразделении.

Данный перечень задач закономерно появляется у руководства компании, когда она находится на очередном витке своего развития, растет, расширяется и масштабируется. И бывает, все происходит довольно быстро, в результате чего эти задачи решаются стихийно нежели системно. У руководства нет ни времени, ни возможности, заниматься ими в полном объеме. Вот в такие моменты и приглашаются бизнес-консультанты. Для того, чтобы и руководителя немного разгрузить и сделать решение этих задач более системным, целенаправленным и в соответствии со стратегическими целями планами компании.

Обозначенные задачи реализуются несколькими блоками работ, которые, как правило, выполняются последовательно. Нами предложен следующий план действий:

  1. Разработка оптимальной оргструктуры.

Начать желательно с анализа бизнес-процессов, определения основных, обеспечивающих и необходимых бизнес-процессов и системы их взаимодействия. Такой экспресс-аудит показывает, в каком состоянии эти бизнес-процессы, какие из них нуждаются в оптимизации.

В нашей практике бывали случаи, когда выявлялось, что наоборот каких-то из бизнес-процессов не хватает для достижения желаемого результата и их необходимо описывать и внедрять, подбирать для этого новый персонал. Бывало, что какой-то из бизнес-процессов просто «размазан» по всей компании, растянут по нескольким подразделения сразу, получается, что у него много ответственных. И если что-то идет не так, то ответственного просто не найти, а исполнители начинают перекидывать вину друг на друга. В итоге можно наблюдать скрытые и явные конфликты и другие нежелательные явления.

Можно сказать, что бизнес-процессы отражают определенные этапы производственного цикла, например, отдельные куски работы. Каждую из которых делают люди. В ходе такого модерирования и описания бизнес-процессов становится понятно, на основе чего должно осуществляться взаимодействие между процессами, а значит и между людьми.

Грамотная проработка бизнес-процессов, их реинжиниринг, в свою очередь, позволяет практически безошибочно распределить зоны ответственности и функции сотрудников.

Формат работы, который используется в работе над задачами этого этапа — стратегическая сессия (или организационная сессия).

Результат данного этапа — оптимальная для достижения целей Компании организационная структура, распределение функционала и задач между сотрудниками, перечень основных бизнес-процессов Компании. А также план действий по внедрению изменений, которые становятся понятны в ходе этой работы. Поскольку участниками стратегических сессий является весь управленческий состав, то это план, который не спущен сверху, а разработан ими самими, понятен, прозрачен и принимаем всеми. И если в дальнейшем цели компании не достигаются, то всем понятно почему.

Стоит отметить, что для этого блока требуются четко прописанные цели компании. Если их нет — их надо прописать :)

Но можно пойти другим путем. Заказать консультантам организационную диагностику. Когда консультанты полностью описывают деятельность компании как есть. Как выглядит организационная структура, как строятся взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, как осуществляется обмен информацией, описание реально существующих бизнес-процессов, как они протекают на практике. В результате такого аудита консультанты представляют полный отчет, объективное описание текущего состояния дел в компании, взгляд на бизнес со стороны. А также рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, организационной структуры, взаимодействия подразделений, выявленных особенностей разграничения обязанностей. Описываются зоны риска, нежелательные явления, одним словом все то, что тормозит бизнес.

После этого, наиболее эффективно проводить стратегические сессии и прорабатывать там цели компании, стратегию, тактику, бизнес-процессы, структуру компании и планировать изменения. В таком случае стратегических сессий может понадобиться всего одна-две.

Но может прозвучать вопрос: почему нельзя просто прописать обязанности в должностных инструкциях как они есть? Или добавить новые? Нельзя просто в структуру добавить новый отдел и не тратиться на стратегические сессии или организационную диагностику?

Все просто. Тогда множится и описывается тот бардак и несогласованность действий, которые получается в результате бурного роста компании.

2. Формирование документации к оргструктуре. Следующим этапом разработанная структура и ее система взаимодействия фиксируются в ряде регламентирующих документов: политика или стратегия Компании, регламенты, положения о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции (перечень документов может варьироваться).

Важно, чтобы написание этих документов не отдавалось полностью консультантам, иначе сокращаются шансы, что это все заработает, а останется лишь на бумаге. Лучше всего, когда консультанты дают шаблоны этих документов, а сотрудники компании сами наполняют их содержанием. Консультанты помогают, направляют, советуют.

3. Разработка системы управления персоналом. Включает в себя следующие блоки:

политика работы с персоналом,

общие положения системы управления персоналом,

системы подбора и оценки, адаптация, обучение персонала

первичный план по работе с персоналом и другие.

И основа системы управления пероналом также задается на первом этапе – стратегическими целями и планом развития компании. Условно можно сказать, что в пункте номер 1 описана подготовительная работа для данного пункта. Без нее заниматься документацией по системе управления персоналом не продуктивно, малоэффективно, да и довольно сложно. 

Результат — документы по системе управления персоналом, регламентирующие общую политику в отношении человеческих ресурсов предприятия и выполнение каждого блока Системы.

Составление всех этих документов также полностью не отдается на откуп консультантам по той же причине – они лягут мертвым грузом и мало какие изменения в этой работе можно будет наблюдать. Поэтому, здесь так же плотно ведется работа с сотрудниками заказчика. Возможно имеющихся сотрудников компании нужно дополнительно обучать, им так же предоставляются шаблоны документов для заполнения. А консультанты обучают, помогают, организуют эту работу, советуют и т.д.

Постановкой указанных блоков системы управления персоналом (адаптация, обучение и др.) можно заниматься и по отдельности. Но в этом случае есть риск получить рассогласование работы всех блоков системы и отсутствие ожидаемого результата. Гораздо эффективнее, когда система выстраивается целиком. Таким образом цели системы управления персоналом и вся ее работа ориентируется на общие цели и стратегию бизнеса, на потребности бизнес-процессов и структуру Компании, которые выстраиваются на первом этапе.

4. Отладка внутренних коммуникаций и обмена информацией. Это многоуровневая задача, которая решается только несколькими способами одновременно. К ним относятся и все выше перечисленные методы - оптимизация организационной структуры, перераспределение зон ответственности пр., а также грамотным и своевременным вовлечением персонала в каждый блок работ, специализированными тренинговыми сессиями, командообразующими мероприятиями

Здесь очень важно выделить именно вовлечение персонала в эту работу. Когда вся система изменений, проработка все внутренней среды и системы взаимодействия прорабатывается изначально совместно, когда своевременно и грамотно организуется диалог внутри компании, совместно составляются планы и распределяется ответственность, то это значительно снижает вероятность сопротивления любым изменениям и новшествам в компании, ускоряет скорость их реализации.

И после столь ответственной работы, для закрепления результата, очень хорошо проходят любые командообразующие мероприятия: бизнес-симуляции, игры на воздухе, интенсив-туры (вдохновляющие и мотивирующие корпоративные путешествия) и т.д. 

Вот краткий план шагов по решению аналогичных задач. Выполнив его Вы сможете:

  • Закрепить все важные показатели бизнеса за конкретными должностями, исключить дублирование и, наоборот, «зависание в воздухе» части функций.
  • Определить, как должно происходить взаимодействие между подразделениями: кто, когда, кому что передает и в каком виде.
  • Повысить согласованность действий сотрудников.
  • Сделать работу каждого отдела и каждого сотрудника заточенной на решение задач и целей бизнеса, на реализацию ее стратегических замыслов.
  • Получить документы, которые помогут донести сотрудникам какие от них требуются действия и результаты.
  • Определить способы и конкретные шаги по обеспечению компании достойным кадровым ресурсом, способным выполнить ее цели.
  • Сформировать систему коммуникаций внутри Вашего бизнеса.

Если Вы готовы идти к улучшениям или уже движетесь к ним — мы желаем Вам спокойствия, веры в выбранный путь, терпения и энергии! Возможно, дорога эта будет не всегда проста, но кто верит в цель, тот к ней придет. Мы в Вас верим! А если у Вас возникнут вопросы — мы рядом!

Получить подробную информацию можно по телефонам (863) 309-04-54, моб. 8-906-424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями