Подпишитесь на нашу рассылку

* поля обязательные для заполнения
*E-Mail:
Имя:
Фамилия:
Нажимая кнопку "Подписаться" вы выражаете свое согласие на обработку ваших персональных данных (имени, электронного адреса) для получения рассылки.

Новости

Международный Форум BIT-2019

21.01.2019
Международный Форум BIT-2019 «Бизнес и ИТ. Вокруг ЦОД. Вокруг Облака. Вокруг IoT. Вокруг IP» в Ростове-на-Дону.
читать

С Новым 2019 годом!

28.12.2018
Наши теплые пожелания друзьям, партнерам и коллегам!
читать
к списку

4 шага к повышению эффективности работы компании.

4 шага к повышению эффективности работы компании.

Один из наших заказчиков обратился с таким перечнем задач:

Оптимизация организационной структуры Компании,

Четкое определение и закрепление функционала сотрудников,

Составление должностных инструкций,

Постановка системы адаптации и обучения,

Отладка внутренних коммуникаций и обмена информацией,

Постановка структуры и системы управления персоналом в новом для Компании подразделении.

Данный перечень задач закономерно появляется у руководства компании, когда она находится на очередном витке своего развития, растет, расширяется и масштабируется. И бывает, все происходит довольно быстро, в результате чего эти задачи решаются стихийно нежели системно. У руководства нет ни времени, ни возможности, заниматься ими в полном объеме. Вот в такие моменты и приглашаются бизнес-консультанты. Для того, чтобы и руководителя немного разгрузить и сделать решение этих задач более системным, целенаправленным и в соответствии со стратегическими целями планами компании.

Обозначенные задачи реализуются несколькими блоками работ, которые, как правило, выполняются последовательно. Нами предложен следующий план действий:

  1. Разработка оптимальной оргструктуры.

Начать желательно с анализа бизнес-процессов, определения основных, обеспечивающих и необходимых бизнес-процессов и системы их взаимодействия. Такой экспресс-аудит показывает, в каком состоянии эти бизнес-процессы, какие из них нуждаются в оптимизации.

В нашей практике бывали случаи, когда выявлялось, что наоборот каких-то из бизнес-процессов не хватает для достижения желаемого результата и их необходимо описывать и внедрять, подбирать для этого новый персонал. Бывало, что какой-то из бизнес-процессов просто «размазан» по всей компании, растянут по нескольким подразделения сразу, получается, что у него много ответственных. И если что-то идет не так, то ответственного просто не найти, а исполнители начинают перекидывать вину друг на друга. В итоге можно наблюдать скрытые и явные конфликты и другие нежелательные явления.

Можно сказать, что бизнес-процессы отражают определенные этапы производственного цикла, например, отдельные куски работы. Каждую из которых делают люди. В ходе такого модерирования и описания бизнес-процессов становится понятно, на основе чего должно осуществляться взаимодействие между процессами, а значит и между людьми.

Грамотная проработка бизнес-процессов, их реинжиниринг, в свою очередь, позволяет практически безошибочно распределить зоны ответственности и функции сотрудников.

Формат работы, который используется в работе над задачами этого этапа — стратегическая сессия (или организационная сессия).

Результат данного этапа — оптимальная для достижения целей Компании организационная структура, распределение функционала и задач между сотрудниками, перечень основных бизнес-процессов Компании. А также план действий по внедрению изменений, которые становятся понятны в ходе этой работы. Поскольку участниками стратегических сессий является весь управленческий состав, то это план, который не спущен сверху, а разработан ими самими, понятен, прозрачен и принимаем всеми. И если в дальнейшем цели компании не достигаются, то всем понятно почему.

Стоит отметить, что для этого блока требуются четко прописанные цели компании. Если их нет — их надо прописать :)

Но можно пойти другим путем. Заказать консультантам организационную диагностику. Когда консультанты полностью описывают деятельность компании как есть. Как выглядит организационная структура, как строятся взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, как осуществляется обмен информацией, описание реально существующих бизнес-процессов, как они протекают на практике. В результате такого аудита консультанты представляют полный отчет, объективное описание текущего состояния дел в компании, взгляд на бизнес со стороны. А также рекомендации по оптимизации бизнес-процессов, организационной структуры, взаимодействия подразделений, выявленных особенностей разграничения обязанностей. Описываются зоны риска, нежелательные явления, одним словом все то, что тормозит бизнес.

После этого, наиболее эффективно проводить стратегические сессии и прорабатывать там цели компании, стратегию, тактику, бизнес-процессы, структуру компании и планировать изменения. В таком случае стратегических сессий может понадобиться всего одна-две.

Но может прозвучать вопрос: почему нельзя просто прописать обязанности в должностных инструкциях как они есть? Или добавить новые? Нельзя просто в структуру добавить новый отдел и не тратиться на стратегические сессии или организационную диагностику?

Все просто. Тогда множится и описывается тот бардак и несогласованность действий, которые получается в результате бурного роста компании.

2. Формирование документации к оргструктуре. Следующим этапом разработанная структура и ее система взаимодействия фиксируются в ряде регламентирующих документов: политика или стратегия Компании, регламенты, положения о подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции (перечень документов может варьироваться).

Важно, чтобы написание этих документов не отдавалось полностью консультантам, иначе сокращаются шансы, что это все заработает, а останется лишь на бумаге. Лучше всего, когда консультанты дают шаблоны этих документов, а сотрудники компании сами наполняют их содержанием. Консультанты помогают, направляют, советуют.

3. Разработка системы управления персоналом. Включает в себя следующие блоки:

политика работы с персоналом,

общие положения системы управления персоналом,

системы подбора и оценки, адаптация, обучение персонала

первичный план по работе с персоналом и другие.

И основа системы управления пероналом также задается на первом этапе – стратегическими целями и планом развития компании. Условно можно сказать, что в пункте номер 1 описана подготовительная работа для данного пункта. Без нее заниматься документацией по системе управления персоналом не продуктивно, малоэффективно, да и довольно сложно. 

Результат — документы по системе управления персоналом, регламентирующие общую политику в отношении человеческих ресурсов предприятия и выполнение каждого блока Системы.

Составление всех этих документов также полностью не отдается на откуп консультантам по той же причине – они лягут мертвым грузом и мало какие изменения в этой работе можно будет наблюдать. Поэтому, здесь так же плотно ведется работа с сотрудниками заказчика. Возможно имеющихся сотрудников компании нужно дополнительно обучать, им так же предоставляются шаблоны документов для заполнения. А консультанты обучают, помогают, организуют эту работу, советуют и т.д.

Постановкой указанных блоков системы управления персоналом (адаптация, обучение и др.) можно заниматься и по отдельности. Но в этом случае есть риск получить рассогласование работы всех блоков системы и отсутствие ожидаемого результата. Гораздо эффективнее, когда система выстраивается целиком. Таким образом цели системы управления персоналом и вся ее работа ориентируется на общие цели и стратегию бизнеса, на потребности бизнес-процессов и структуру Компании, которые выстраиваются на первом этапе.

4. Отладка внутренних коммуникаций и обмена информацией. Это многоуровневая задача, которая решается только несколькими способами одновременно. К ним относятся и все выше перечисленные методы - оптимизация организационной структуры, перераспределение зон ответственности пр., а также грамотным и своевременным вовлечением персонала в каждый блок работ, специализированными тренинговыми сессиями, командообразующими мероприятиями

Здесь очень важно выделить именно вовлечение персонала в эту работу. Когда вся система изменений, проработка все внутренней среды и системы взаимодействия прорабатывается изначально совместно, когда своевременно и грамотно организуется диалог внутри компании, совместно составляются планы и распределяется ответственность, то это значительно снижает вероятность сопротивления любым изменениям и новшествам в компании, ускоряет скорость их реализации.

И после столь ответственной работы, для закрепления результата, очень хорошо проходят любые командообразующие мероприятия: бизнес-симуляции, игры на воздухе, интенсив-туры (вдохновляющие и мотивирующие корпоративные путешествия) и т.д. 

Вот краткий план шагов по решению аналогичных задач. Выполнив его Вы сможете:

  • Закрепить все важные показатели бизнеса за конкретными должностями, исключить дублирование и, наоборот, «зависание в воздухе» части функций.
  • Определить, как должно происходить взаимодействие между подразделениями: кто, когда, кому что передает и в каком виде.
  • Повысить согласованность действий сотрудников.
  • Сделать работу каждого отдела и каждого сотрудника заточенной на решение задач и целей бизнеса, на реализацию ее стратегических замыслов.
  • Получить документы, которые помогут донести сотрудникам какие от них требуются действия и результаты.
  • Определить способы и конкретные шаги по обеспечению компании достойным кадровым ресурсом, способным выполнить ее цели.
  • Сформировать систему коммуникаций внутри Вашего бизнеса.

Если Вы готовы идти к улучшениям или уже движетесь к ним — мы желаем Вам спокойствия, веры в выбранный путь, терпения и энергии! Возможно, дорога эта будет не всегда проста, но кто верит в цель, тот к ней придет. Мы в Вас верим! А если у Вас возникнут вопросы — мы рядом!

Получить подробную информацию можно по телефонам (863) 309-04-54, моб. 8-906-424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru

к списку (Бизнес-консультант, Бизнес-тренер)
Получить подробную информацию можно по телефонам +7(863) 309-04-54 , +7(906) 424-00-66, электронная почта: info@a-five.ru
Поделиться с друзьями